tujuan pemeriksaan operasional
Menurut Nugroho Widjayanto (1985;26), tujuan pemeriksaan operasional adalah sebagai berikut :
a. Untuk menilai kegiatan yang sedang berjalan.
b. Mengidentifikasikan berbagai kelemahan untuk perbaikan.
c. Mencari peluang untuk penyempurnaan dan pengembangan.
d. Pengembangan rekomendasi untuk meningkatkan efisiensi, efektivitas, dan keekonomisan.
Adapun Cashin (1988;12.6-12.13) mengemukakan tujuan Pemeriksaan Operasional sebagai berikut :
1. Appraisal of Control
2. Appraisal of Performance
3. Appraisal to Management
1. Appraisal of Control (Penilaian atas Pengendalian)
Pemeriksaan operasional merupakan suatu penilaian terhadap pengendalian administrasi pada seluruh bagian perusahaan yang bertujuan untuk menentukan apakah pengendalian yang ada cukup memadai untuk mencapai tujuan operasi yang telah ditetapkan oleh manajemen.
2. Appraisal of Performance (Penilaian Kinerja)
Pemeriksaan operasional merupakan suatu penilaian yang bertujuan untuk menentukan apakah pelaksanaan kegiatan dalam organisasi sesuai dengan standar kegiatan yang telah ditetapkan sebelumnya.
3. Assistance to Management (Membantu Manajemen)
Tujuan utama dari pemeriksaan operasional yaitu untuk membantu semua manajer di seluruh tingkat perusahaan. Pemeriksaan operasional dapat membantu manajer dalam melaksanakan keempat fungsi manajemen, yaitu Planning, Organizing, Directing, dan Controlling. Karena itu pemeriksa harus memiliki pengetahuan dalam bidang manajemen. Pemeriksa juga dituntut untuk memberikan pandangan-pandangan dengan dasar pijakan manajerial.
Dari definisi yang telah diuraikan diatas, kita dapat melihat bahwa pada dasarnya tujuan dilaksanakannya pemeriksaan operasional adalah untuk menghasilkan peningkatan atau perbaikan dalam pengelolaan kegiatan dengan membuat saran atau rekomendasi kepada pimpinan atau manajemen perusahaan. Pemeriksaan operasional berorientasi pada sistem perencanaan dan pengendalian manajemen yang dilaksanakan untuk meningkatkan efektivitas, efisiensi, dan kehematan organisasi atau bagian organisasi.
Manfaat dari pelaksanaan pemeriksaan operasional adalah sebagai berikut (Nugroho Widjayanto, 1985;28-29) :
1. Identifikasi tujuan, kebijaksanaan, sasaran, dan prosedur organisasi yang sebelumnya tidak jelas.
2. Identifikasi kriteria yang dapat dipergunakan untuk mengukur tingkat tercapainya tujuan organisasi dan menilai kegiatan manajemen.
3. Evaluasi yang independen dan objektif atas suatu kegiatan tertentu.
4. Penetapan apakah organisasi sudah mematuhi prosedur, peraturan, kebijaksanaan, serta tujuan yang telah ditetapkan.
5. Penetapan efektifitas dan efisiensi sistem pengendalian manajemen.
6. Penetapan tingkat keandalan (reliability) dan kemanfaatan (usefulness) dari berbagai laporan manajemen
7. Identifikasi daerah-daerah permasalahan dan mungkin juga penyebabnya.
8. Identifikasi berbagai kesempatan yang dapat dimanfaatkan untuk lebih meningkatkan laba, mendorong pendapatan dan mengurangi biaya atau hambatan dalam organisasi.
9. Identifikasi berbagai tindakan alternatif dalam berbagai daerah kegiatan.
2.2.4 Jenis-Jenis Pemeriksaan Operasional
Arens dan Loebbecke (2000;12) membagi pemeriksaan operasional dalam tiga jenis, yaitu :
1. Functional
Fungsi merupakan suatu alat pengelolaan kegiatan suatu perusahaan, seperti fungsi penagihan atau fungsi produksi. Ada banyak cara untuk mengelolakan dan membagi lagi fungsi yang ada, misalnya terdapat fungsi penggajian, tetapi ada juga fungsi penerimaan pegawai, perhitungan waktu dan pembayaran gaji, audit fungsional dapat berkaitan dengan sebuah fungsi atau lebih dalam suatu organisasi. Keuntungan dari pemeriksaan jenis ini adalah tersedianya spesialisasi bagi auditor, sedangkan kelemahannya adalah biasanya tidak dapat mengevaluasi fungsi yang saling berhubungan.
2. Organizational
Pemeriksaan jenis ini menyangkut keseluruhan unit organisasi, seperti departemen, cabang atau pada anak perusahaan. Organisasi audit lebih ditekankan bagaimana fungsi-fungsi berinteraksi secara efektif dan efisien. Dalam jenis pemeriksaan ini rencana organisasi dan metode untuk mengkoordinasikan aktivitas merupakan hal yang teramat penting.
3. Special Assignment
Pemeriksaan jenis ini dilaksanakan jika ada permintaan dari manajemen misalnya jika manajemen mencurigai telah terjadi kolusi antara bagian pembelian dengan supplier.
2.2.5 Kriteria Pemeriksaan Operasional
Kriteria merupakan hal yang seharusnya dikerjakan atau melekat pada objek yang diperiksa. Dengan adanya kriteria pemeriksa dapat menetapkan apakah terjadi penyimpangan atau tidak atas objek yang diperiksanya. Berbeda dengan pemeriksaan keuangan yang memiliki kriteria yang jelas, dalam pemeriksaan operasional, pemeriksa seringkali menghadapi kesulitan dalam menentukan kriteria khusus untuk menilai apakah efisiensi dan efektivitas telah dicapai. Walaupun sulit untuk menentukan kriteria penilaian yang tepat, terdapat beberapa sumber yang dapat digunakan oleh pemeriksa untuk mengembangkan kriteria penilaian yang spesifik.
Menurut Arens dan Loebbecke, sumber-sumber berikut ini dapat digunakan sebagai kriteria penilaian, seperti yang dikutip oleh Amin Widjaja Tunggal (2001;22-23):
1. Historical Performance
2. Comparable Performance
3. Engineering Standards
4. Discussion and Agreement
1. Historical Performance (Prestasi Periode Sebelumnya)
Merupakan kriteria pemeriksaan yang didasarkan pada hasil kinerja aktual dari periode sebelumnya untuk mengetahui apakah hasil yang dicapai sekarang apakah menjadi lebih baik atau buruk. Keuntungan melakukan pemeriksaan ini adalah kemudahan dalam menetapkan kriteria tetapi kurang memberikan informasi tentang baik atau buruknya period berjalan.
2. Comparable Performance (Prestasi Perusahaan Sejenis yang dapat Diperbandingkan)
Merupakan kriteria yang ditetapkan berdasarkan hasil kinerja dari fungsi-fungsi perusahaan yang bergerak di industri yang sejenis. Kriteria terbaik dari salah satu fungsi-fungsi perusahaan yang diperbandingkan digunakan sebagai benckmark (standar) untuk mengevaluasi kinerja fungsi perusahaan yang sedang diperiksa. Benckmarking juga dapat dilakukan dengan menilai kinerja perusahaan secara keseluruhan terhadap kinerja perusahaan lain yang sejenis.
3. Engineering Standards (Standar Teknik)
Kriteria ini ditetapkan berdasarkan standar teknik, seperti penggunaan time and motion study yang pada umumnya digunakan untuk menentukan tingkat hasil yang diproduksi. Penggunaan kriteria ini dapat dikatakan sangat efektif dalam mendukung penyelesaian berbagai masalah operasional yang penting, namun pembuatan kriteria ini membutuhkan waktu yang lama dan biaya yang besar dalam pengembangannya yang diakibatkan oleh kebutuhan atas banyaknya keahlian.
4. Discussion And Agreement (Diskusi dan Persetujuan Bersama)
Merupakan kriteria yang ditetapkan berdasarkan hasil diskusi dan persetujuan bersama antara manajemen dan pihak-pihak lain yang terlibat dalam pemeriksaan operasional. Kriteria ini umum digunakan karena pembuatan kriteria yang lain seringkali sulit dan membutuhkan biaya yang besar.
2.2.6 Ruang Lingkup Pemeriksaan Operasional
Ruang lingkup pemeriksaan operasional mencakup semua aspek penting dari kegiatan dan fungsi perusahaan, dan juga merupakan tinjauan atas tujuan perusahaan lingkungan perusahaan itu beroperasi, kebijakan operasinya, personalia dan kadangkala juga fasilitas fisik.
Menurut R.A Supriyono (1995;17) ruang lingkup pemeriksaan dalam pemeriksaan operasional meliputi :
1. Keuangan dan Kepatuhan
Keuangan dan kepatuhan berguna untuk menentukan :
a. Apakah laporan keuangan suatu kesatuan ekonomi yang diperiksa disajikan dengan wajar sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku.
b. Apakah satuan ekonomi yang diperiksa mematuhi undang-undang, peraturan-peraturan yang secara materiil mempengaruhi laporan keuangan
2. Kehematan dan Efisiensi
Kehematan dan efisiensi berguna untuk menentukan :
a. Apakah kesatuan ekonomi yang diperiksa menggunakan dan mengelola sumber-sumbernya (dana, manusia, mesin, material) secara hemat dan efisien
b. Apa penyebab praktek-praktek yang tidak efisien dan tidak hemat
c. Apakah kesatuan ekonomi tersebut telah mematuhi undang-undang kehematan dan peraturan-peraturan yang berhubungan dengan kehematan
3. Hasil-Hasil Program
Hasil-hasil program berguna untuk menentukan :
a. Apakah hasil-hasil dan manfaat-manfaat yang ditentukan oleh badan legislatif atau badan otoritas lainnya dapat tercapai
b. Apakah pelaksanaan telah mempertimbangkan alternatif-alternatif pencapaian hasil yang diinginkan dengan biaya yang rendah
Lingkup pemeriksaan tersebut dapat dievaluasi, diuji kepatuhannya, serta adanya verifikasi yang disampaikan kepada manajemen, apabila terjadi penyimpangan-penyimpangan dari apa yang telah ditetapkan, maka hal tersebut disampaikan dengan penjelasan tentang penyebab terjadinya penyimpangan tersebut dan sekaligus memberi rekomendasi perbaikan.
2.2.7 Tahapan Pemeriksaan Operasional
Pemeriksaan Operasional perlu menyusun rencana tahap-tahap pemeriksaan yang akan dilaksanakannya. Setiap tahap pemeriksaan perlu direncanakan dengan baik, karena hasil yang akan diperoleh dalam suatu tahap pemeriksaan akan mempengaruhi keberhasilan tahap-tahap berikutnya. Dengan adanya perencanaan diharapkan pemeriksa dapat mengkoordinasikan tahap-tahap pemeriksaan tersebut dan dengan demikian tujuan pemeriksaan dapat dicapai.
Secara umum tahapan pemeriksaan yang terdapat dalam suatu pemeriksaan operasional mencakup :
1. Persiapan Pendahuluan dan Penelitian Lapangan
Pemeriksaan Operasional biasanya mempertimbangkan kebijakan untuk menentukan apa saja pekerjaan pemeriksaan yang perlu dilaksanakan dan bagaimana melaksanakan pekerjaan pemeriksaan tersebut. Tujuan dilaksanakan pemeriksaan operasional adalah untuk menilai efisiensi dan efektivitas unit organisasi, fungsi atau kegiatan yang diperiksa.
Namun terbatasnya sumber dana, staf, dan waktu yang tersedia untuk pemeriksaan mengakibatkan ketidakpastian untuk melaksanakan semua prosedur pemeriksaan dalam setiap penugasan. Jika ingin mencapai manfaat pemeriksaan yang optimal maka sumber dana, waktu, dan staf yang tersedia untuk pemeriksaan harus dialokasikan dengan cara-cara yang efisien sehingga dapat melayani permintaan pemeriksaan operasional dengan sebaik-baiknya.
Tujuan persiapan pendahuluan dan penelitian lapangan adalah agar pemeriksa mengenal dengan baik terhadap objek yang diperiksa. R.A.Supriyono (1990;82) mengemukakan bahwa dalam tahap ini, pemeriksa berusaha untuk mengenal hal-hal berikut ini :
a. Tujuan unit organisasi yang diperiksa.
b. Mengidentifikasi sumber-sumber yang digunakan untuk mencapai tujuan tersebut.
c. Memahami struktur organisasi, gaya manajemen, sistem perencanaan dan pengendalian manajemen, serta metodologi-metodologi untuk melaksanakan kegiatan.
Norma pemeriksaan yang dikeluarkan oleh The Institute of Internal Auditor memberikan petunjuk yang diperlukan untuk tahap persiapan pendahuluan dan penelitian lapangan. Menurut R.A Supriyono (1990;82) dalam tahap ini, norma tersebut mengharuskan pemeriksa operasional untuk :
a. Menentukan tujuan dan luasnya pekerjaan pemeriksaan
b. Mendapatkan informasi latar belakang kegiatan yang diperiksa
c. Berkomunikasi dengan semua pihak yang perlu mengetahui pemeriksaan
d. Melaksanakan penelitian lapangan seperlunya agar mengenal dengan baik kegiatan dan sistem pengendalian yang diperiksa, untuk mengidentifikasikan luasnya tekanan pemeriksaan, dan untuk meminta komentar dan saran-saran dari manajemen unit yang diperiksa
e. Menyusun program pemeriksaan
f. Menentukan bagaimana, kapan, dan kepada siapa hasil-hasil pemeriksaan manajemen dikomunikasikan
g. Mendapatkan pengesahan rencana pemeriksaan
2. Melaksanakan Pemeriksaan Pendahuluan
Tahap pemeriksaan pendahuluan merupakan tahap pemeriksaan pertama yang dilakukan dalam pemeriksaan operasional. Tahap ini bertujuan untuk memperoleh informasi umum dan informasi latar belakang dalam waktu yang relatif singkat mengenai semua aspek yang berhubungan dengan organisasi, aktivitas, program, atau sistem dari entitas yang diperiksa. Hal ini perlu dilakukan karena dengan diperolehnya informasi-informasi tersebut, pemeriksa dapat memiliki pengetahuan yang cukup untuk mempertimbangkan masalah-masalah yang mungkin timbul dan harus diidentifikasi pada saat pemeriksaan mendalam.
Widjayanto (1985;31-57) menyatakan bahwa tahap pemeriksaan pendahuluan meliputi kegiatan sebagai berikut :
a. Pengamatan fisik sekilas
Dalam pengamatan fisik sekilas, pemeriksa dapat memperoleh kesempatan untuk meninjau seluruh kegiatan dan mendapat gambaran nyata operasi perusahaan. Pemeriksa mungkin saja dapat menemukan hal-hal temuan penting yang menjadi perhatiannya.
b. Mencari data tertulis
Data tertulis yang harus didapatkan oleh pemeriksa antara lain adalah sebagai berikut:
1. Sasaran dan tujuan perusahaan yang tertulis
2. Petunjuk kebijaksanaan dan prosedur perusahaan
3. Uraian tugas
4. Bagan organisasi
5. Anggaran
6. Laporan-laporan intern
c. Wawancara dengan manajemen
Pemeriksa melakukan wawancara agar dapat mengidentifikasikan permasalahan yang terjadi. Pemeriksa juga mungkin akan memperoleh temuan penting yang dapat menunjukkan kemungkinan terjadinya kegiatan perusahaan yang tidak efektif, tidak efisien, dan tidak ekonomis. Pada waktu melakukan wawancara, pemeriksa dapat menggunakan kuesioner sebagai pedoman dalam mengumpulkan informasi-informasi yang diperlukan agar lebih memahami kegiatan unit perusahaan yang diperiksa.
d. Kegiatan Analisis
Tahap akhir dari pemeriksaan pendahuluan adalah analisis yang dilaksanakan oleh pemeriksa. Analisis ini mencakup analisa laporan keuangan dan laporan manajemen intern lainnya. Pemeriksa dapat menghitung rasio seperti current ratio, quick ratio, perputaran piutang, dan perputaran harta.
Hasil yang diperoleh dalam tahap pemeriksaan pendahuluan ini akan disimpulkan dalam suatu laporan hasil pemeriksaan pendahuluan yang disebut memoranda survei. Pada dasarnya memoranda survei merupakan dokumen mengenai apa yang telah dipelajari oleh pemeriksa dan usulan rencana untuk melakukan tahap pemeriksaan berikutnya.
Dengan demikian, setelah melaksanakan pemeriksaan pendahuluan ini pemeriksa akan memperoleh pengetahuan yang cukup untuk menetapkan daerah atau bagian mana yang memerlukan pemeriksaan yang lebih mendalam.
3. Melakukan Pemeriksaan Mendalam
Pada tahap ini, pemeriksaan bertujuan untuk menilai dan mengevaluasi semua bukti dan informasi yang penting dan relevan yang berguna untuk mendukung dan mengajukan temuan, simpulan dan rekomendasi.
Menurut Nugroho Widjayanto, pemeriksaan mendalam mencakup kegiatan-kegiatan sebagai berikut (Nugroho Widjayanto, 1985;60) :
a. Studi Lapangan
Studi lapangan yang dilakukan meliputi :
1. Wawancara dengan pegawai inti pada semua tingkat organisasi
2. Mengidentifikasikan dan mewawancarai sumber-sumber ekstern yang dianggap penting tanpa melanggar kerahasiaan penugasan
3. Observasi aktivitas operasional dan fungsi-fungsi manajemen (perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian)
4. Penelitian Sistem Pengendalian Internal
5. Penelitian arus transaksi
6. Penelitian penempatan pegawai, peralatan, formulir, dan pelaporan
b. Analisis
Dalam melakukan kegiatan analisis ini, pemeriksa dapat menggunakan berbagai macam cara dan metode untuk melakukan penyelidikan lebih lanjut terhadap temuan yang diperoleh dalam pemeriksaan pendahuluan.
Analisis yang dilakukan meliputi, antara lain :
1. Penghubung data yang dikumpulkan dengan kriteria pengukuran kegiatan, apabila diperlukan;
2. Penegasan kembali kriteria pengukuran dengan pegawai yang bersangkutan;
3. Pendiskusian temuan dan kesempatan perbaikan dengan pegawai yang bersangkutan.
4. Membuat Laporan Pemeriksaan Operasional
Setelah tahap pemeriksaan mendalam selesai, pemeriksa dapat menyusun laporan pemeriksaan formal. Tidak ada bentuk laporan yang standar dari suatu pemeriksaan operasional. Laporan pemeriksaan biasanya mengandung uraian, mengenai kegiatan yang dikerjakan, temuan-temuan (yang baik maupun yang jelek), kesimpulan dan rekomendasi yang diusulkan pemimpin yang kegiatannya diperiksa dan pihak lain yang terkait atau memiliki wewenang untuk memantau tindak lanjutnya.
Menurut Gil Courtemanche yang dikutip oleh Hiro Tugiman (1997;191-206), bahwa suatu laporan pemeriksaan yang dianggap baik apabila telah memenuhi empat kriteria mendasar, yaitu :
a. Objektivitas
b. Kewibawaan (Authoritativeness)
c. Keseimbangan
d. Penulisan yang profesional
Dari pemeriksaan operasional, diharapkan masalah yang ada di perusahaan dapat diungkapkan. Masalah-masalah yang dapat diungkapkan melalui pemeriksaan operasional antara lain :
a) Kekurangan dalam perencanaan seperti, kurang atau tidak adanya rencana standar, kebijakan dan prosedur baik dalam ruang lingkup fungsional maupun operasional kegiatan perusahaan.
b) Lemahnya struktur organisasi dan pola penempatan personil, seperti penetapan tugas dan tanggung jawab yang tidak jelas, kegiatan dan fungsi yang tidak perlu, pekerjaan yang saling tumpang tindih, dan pelanggaran yang tidak dapat dibenarkan atas prinsip organisasi, terlalu banyak dan terlalu sedikit petugas, dan pembagian kerja yang tidak layak.
2.2.8 Sasaran Pemeriksaan Operasional
Meskipun pemeriksaan operasional adalah kegiatan aktivitas program atau bidang-bidang organisasi yang diketahui dan diidentifikasikan memerlukan perbaikan atau peningkatan dalam segi kehematan, efisiensi dan efektivitas.
Sasaran pemeriksaan tersebut mempunyai tiga unsur pokok :
a) Kriteria yang jelas berupa standar atau ukuran, ketentuan yang seharusnya diikuti dan ditaati.
b) Penyebab dari suatu tindakan atau kegiatan yang tidak sesuai dengan kriteria.
c) Akibat dari suatu tindakan atau kegiatan yang menyimpang dari kriteria yang dapat diukur atau dinilai dengan uang atau akan menyebabkan tidak tercapainya sasaran dan tujuan yang harus dicapai.
2.2.9 Keterbatasan Dalam Pemeriksaan Operasional
Pemeriksaan operasional dapat digunakan untuk memecahkan semua masalah yang ada di perusahaan, hal ini disebabkan karena pemeriksaan operasional memiliki keterbatasan. Keterbatasan utama dalam pemeriksaan operasional menurut Nugroho Widjayanto (1985;23-26) adalah sebagai berikut :
1. Keterbatasan waktu
Waktu biasanya merupakan kendala dalam melaksanakan pemeriksaan karena pemeriksa harus melaporkan hasil pemeriksaan kepada manajemen dengan segera untuk memecahkan masalah yang dihadapi, karena itu pemeriksaan operasional perlu dilakukan secara teratur untuk menjamin bahwa permasalahan yang terjadi di perusahaan dapat segera terdeteksi agar tidak menjadi semakin parah.
2. Keterbatasan keahlian
Tidak mungkin bagi seorang pemeriksa untuk mengetahui dan menguasai berbagai disiplin bisnis. Keterbatasan pengetahuan dan keahlian yang dimiliki oleh pemeriksa terhadap objek yang akan diperiksa merupakan salah satu keterbatasan yang penting. Untuk mengatasi keterbatasan ini perlu diadakan pendidikan dan pelatihan bagi pemeriksa operasional.
3. Keterbatasan biaya
Pemeriksa harus mempertimbangkan antara biaya pemeriksa yang dikeluarkan dengan manfaat yang diperoleh. Ini berarti pemeriksa harus mengabaikan situasi permasalahan yang lebih kecil, yang mungkin dapat menghabiskan biaya yang lebih besar daripada manfaat yang diperoleh jika pemeriksaan dilanjutkan lebih jauh.
a. Untuk menilai kegiatan yang sedang berjalan.
b. Mengidentifikasikan berbagai kelemahan untuk perbaikan.
c. Mencari peluang untuk penyempurnaan dan pengembangan.
d. Pengembangan rekomendasi untuk meningkatkan efisiensi, efektivitas, dan keekonomisan.
Adapun Cashin (1988;12.6-12.13) mengemukakan tujuan Pemeriksaan Operasional sebagai berikut :
1. Appraisal of Control
2. Appraisal of Performance
3. Appraisal to Management
1. Appraisal of Control (Penilaian atas Pengendalian)
Pemeriksaan operasional merupakan suatu penilaian terhadap pengendalian administrasi pada seluruh bagian perusahaan yang bertujuan untuk menentukan apakah pengendalian yang ada cukup memadai untuk mencapai tujuan operasi yang telah ditetapkan oleh manajemen.
2. Appraisal of Performance (Penilaian Kinerja)
Pemeriksaan operasional merupakan suatu penilaian yang bertujuan untuk menentukan apakah pelaksanaan kegiatan dalam organisasi sesuai dengan standar kegiatan yang telah ditetapkan sebelumnya.
3. Assistance to Management (Membantu Manajemen)
Tujuan utama dari pemeriksaan operasional yaitu untuk membantu semua manajer di seluruh tingkat perusahaan. Pemeriksaan operasional dapat membantu manajer dalam melaksanakan keempat fungsi manajemen, yaitu Planning, Organizing, Directing, dan Controlling. Karena itu pemeriksa harus memiliki pengetahuan dalam bidang manajemen. Pemeriksa juga dituntut untuk memberikan pandangan-pandangan dengan dasar pijakan manajerial.
Dari definisi yang telah diuraikan diatas, kita dapat melihat bahwa pada dasarnya tujuan dilaksanakannya pemeriksaan operasional adalah untuk menghasilkan peningkatan atau perbaikan dalam pengelolaan kegiatan dengan membuat saran atau rekomendasi kepada pimpinan atau manajemen perusahaan. Pemeriksaan operasional berorientasi pada sistem perencanaan dan pengendalian manajemen yang dilaksanakan untuk meningkatkan efektivitas, efisiensi, dan kehematan organisasi atau bagian organisasi.
Manfaat dari pelaksanaan pemeriksaan operasional adalah sebagai berikut (Nugroho Widjayanto, 1985;28-29) :
1. Identifikasi tujuan, kebijaksanaan, sasaran, dan prosedur organisasi yang sebelumnya tidak jelas.
2. Identifikasi kriteria yang dapat dipergunakan untuk mengukur tingkat tercapainya tujuan organisasi dan menilai kegiatan manajemen.
3. Evaluasi yang independen dan objektif atas suatu kegiatan tertentu.
4. Penetapan apakah organisasi sudah mematuhi prosedur, peraturan, kebijaksanaan, serta tujuan yang telah ditetapkan.
5. Penetapan efektifitas dan efisiensi sistem pengendalian manajemen.
6. Penetapan tingkat keandalan (reliability) dan kemanfaatan (usefulness) dari berbagai laporan manajemen
7. Identifikasi daerah-daerah permasalahan dan mungkin juga penyebabnya.
8. Identifikasi berbagai kesempatan yang dapat dimanfaatkan untuk lebih meningkatkan laba, mendorong pendapatan dan mengurangi biaya atau hambatan dalam organisasi.
9. Identifikasi berbagai tindakan alternatif dalam berbagai daerah kegiatan.
2.2.4 Jenis-Jenis Pemeriksaan Operasional
Arens dan Loebbecke (2000;12) membagi pemeriksaan operasional dalam tiga jenis, yaitu :
1. Functional
Fungsi merupakan suatu alat pengelolaan kegiatan suatu perusahaan, seperti fungsi penagihan atau fungsi produksi. Ada banyak cara untuk mengelolakan dan membagi lagi fungsi yang ada, misalnya terdapat fungsi penggajian, tetapi ada juga fungsi penerimaan pegawai, perhitungan waktu dan pembayaran gaji, audit fungsional dapat berkaitan dengan sebuah fungsi atau lebih dalam suatu organisasi. Keuntungan dari pemeriksaan jenis ini adalah tersedianya spesialisasi bagi auditor, sedangkan kelemahannya adalah biasanya tidak dapat mengevaluasi fungsi yang saling berhubungan.
2. Organizational
Pemeriksaan jenis ini menyangkut keseluruhan unit organisasi, seperti departemen, cabang atau pada anak perusahaan. Organisasi audit lebih ditekankan bagaimana fungsi-fungsi berinteraksi secara efektif dan efisien. Dalam jenis pemeriksaan ini rencana organisasi dan metode untuk mengkoordinasikan aktivitas merupakan hal yang teramat penting.
3. Special Assignment
Pemeriksaan jenis ini dilaksanakan jika ada permintaan dari manajemen misalnya jika manajemen mencurigai telah terjadi kolusi antara bagian pembelian dengan supplier.
2.2.5 Kriteria Pemeriksaan Operasional
Kriteria merupakan hal yang seharusnya dikerjakan atau melekat pada objek yang diperiksa. Dengan adanya kriteria pemeriksa dapat menetapkan apakah terjadi penyimpangan atau tidak atas objek yang diperiksanya. Berbeda dengan pemeriksaan keuangan yang memiliki kriteria yang jelas, dalam pemeriksaan operasional, pemeriksa seringkali menghadapi kesulitan dalam menentukan kriteria khusus untuk menilai apakah efisiensi dan efektivitas telah dicapai. Walaupun sulit untuk menentukan kriteria penilaian yang tepat, terdapat beberapa sumber yang dapat digunakan oleh pemeriksa untuk mengembangkan kriteria penilaian yang spesifik.
Menurut Arens dan Loebbecke, sumber-sumber berikut ini dapat digunakan sebagai kriteria penilaian, seperti yang dikutip oleh Amin Widjaja Tunggal (2001;22-23):
1. Historical Performance
2. Comparable Performance
3. Engineering Standards
4. Discussion and Agreement
1. Historical Performance (Prestasi Periode Sebelumnya)
Merupakan kriteria pemeriksaan yang didasarkan pada hasil kinerja aktual dari periode sebelumnya untuk mengetahui apakah hasil yang dicapai sekarang apakah menjadi lebih baik atau buruk. Keuntungan melakukan pemeriksaan ini adalah kemudahan dalam menetapkan kriteria tetapi kurang memberikan informasi tentang baik atau buruknya period berjalan.
2. Comparable Performance (Prestasi Perusahaan Sejenis yang dapat Diperbandingkan)
Merupakan kriteria yang ditetapkan berdasarkan hasil kinerja dari fungsi-fungsi perusahaan yang bergerak di industri yang sejenis. Kriteria terbaik dari salah satu fungsi-fungsi perusahaan yang diperbandingkan digunakan sebagai benckmark (standar) untuk mengevaluasi kinerja fungsi perusahaan yang sedang diperiksa. Benckmarking juga dapat dilakukan dengan menilai kinerja perusahaan secara keseluruhan terhadap kinerja perusahaan lain yang sejenis.
3. Engineering Standards (Standar Teknik)
Kriteria ini ditetapkan berdasarkan standar teknik, seperti penggunaan time and motion study yang pada umumnya digunakan untuk menentukan tingkat hasil yang diproduksi. Penggunaan kriteria ini dapat dikatakan sangat efektif dalam mendukung penyelesaian berbagai masalah operasional yang penting, namun pembuatan kriteria ini membutuhkan waktu yang lama dan biaya yang besar dalam pengembangannya yang diakibatkan oleh kebutuhan atas banyaknya keahlian.
4. Discussion And Agreement (Diskusi dan Persetujuan Bersama)
Merupakan kriteria yang ditetapkan berdasarkan hasil diskusi dan persetujuan bersama antara manajemen dan pihak-pihak lain yang terlibat dalam pemeriksaan operasional. Kriteria ini umum digunakan karena pembuatan kriteria yang lain seringkali sulit dan membutuhkan biaya yang besar.
2.2.6 Ruang Lingkup Pemeriksaan Operasional
Ruang lingkup pemeriksaan operasional mencakup semua aspek penting dari kegiatan dan fungsi perusahaan, dan juga merupakan tinjauan atas tujuan perusahaan lingkungan perusahaan itu beroperasi, kebijakan operasinya, personalia dan kadangkala juga fasilitas fisik.
Menurut R.A Supriyono (1995;17) ruang lingkup pemeriksaan dalam pemeriksaan operasional meliputi :
1. Keuangan dan Kepatuhan
Keuangan dan kepatuhan berguna untuk menentukan :
a. Apakah laporan keuangan suatu kesatuan ekonomi yang diperiksa disajikan dengan wajar sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku.
b. Apakah satuan ekonomi yang diperiksa mematuhi undang-undang, peraturan-peraturan yang secara materiil mempengaruhi laporan keuangan
2. Kehematan dan Efisiensi
Kehematan dan efisiensi berguna untuk menentukan :
a. Apakah kesatuan ekonomi yang diperiksa menggunakan dan mengelola sumber-sumbernya (dana, manusia, mesin, material) secara hemat dan efisien
b. Apa penyebab praktek-praktek yang tidak efisien dan tidak hemat
c. Apakah kesatuan ekonomi tersebut telah mematuhi undang-undang kehematan dan peraturan-peraturan yang berhubungan dengan kehematan
3. Hasil-Hasil Program
Hasil-hasil program berguna untuk menentukan :
a. Apakah hasil-hasil dan manfaat-manfaat yang ditentukan oleh badan legislatif atau badan otoritas lainnya dapat tercapai
b. Apakah pelaksanaan telah mempertimbangkan alternatif-alternatif pencapaian hasil yang diinginkan dengan biaya yang rendah
Lingkup pemeriksaan tersebut dapat dievaluasi, diuji kepatuhannya, serta adanya verifikasi yang disampaikan kepada manajemen, apabila terjadi penyimpangan-penyimpangan dari apa yang telah ditetapkan, maka hal tersebut disampaikan dengan penjelasan tentang penyebab terjadinya penyimpangan tersebut dan sekaligus memberi rekomendasi perbaikan.
2.2.7 Tahapan Pemeriksaan Operasional
Pemeriksaan Operasional perlu menyusun rencana tahap-tahap pemeriksaan yang akan dilaksanakannya. Setiap tahap pemeriksaan perlu direncanakan dengan baik, karena hasil yang akan diperoleh dalam suatu tahap pemeriksaan akan mempengaruhi keberhasilan tahap-tahap berikutnya. Dengan adanya perencanaan diharapkan pemeriksa dapat mengkoordinasikan tahap-tahap pemeriksaan tersebut dan dengan demikian tujuan pemeriksaan dapat dicapai.
Secara umum tahapan pemeriksaan yang terdapat dalam suatu pemeriksaan operasional mencakup :
1. Persiapan Pendahuluan dan Penelitian Lapangan
Pemeriksaan Operasional biasanya mempertimbangkan kebijakan untuk menentukan apa saja pekerjaan pemeriksaan yang perlu dilaksanakan dan bagaimana melaksanakan pekerjaan pemeriksaan tersebut. Tujuan dilaksanakan pemeriksaan operasional adalah untuk menilai efisiensi dan efektivitas unit organisasi, fungsi atau kegiatan yang diperiksa.
Namun terbatasnya sumber dana, staf, dan waktu yang tersedia untuk pemeriksaan mengakibatkan ketidakpastian untuk melaksanakan semua prosedur pemeriksaan dalam setiap penugasan. Jika ingin mencapai manfaat pemeriksaan yang optimal maka sumber dana, waktu, dan staf yang tersedia untuk pemeriksaan harus dialokasikan dengan cara-cara yang efisien sehingga dapat melayani permintaan pemeriksaan operasional dengan sebaik-baiknya.
Tujuan persiapan pendahuluan dan penelitian lapangan adalah agar pemeriksa mengenal dengan baik terhadap objek yang diperiksa. R.A.Supriyono (1990;82) mengemukakan bahwa dalam tahap ini, pemeriksa berusaha untuk mengenal hal-hal berikut ini :
a. Tujuan unit organisasi yang diperiksa.
b. Mengidentifikasi sumber-sumber yang digunakan untuk mencapai tujuan tersebut.
c. Memahami struktur organisasi, gaya manajemen, sistem perencanaan dan pengendalian manajemen, serta metodologi-metodologi untuk melaksanakan kegiatan.
Norma pemeriksaan yang dikeluarkan oleh The Institute of Internal Auditor memberikan petunjuk yang diperlukan untuk tahap persiapan pendahuluan dan penelitian lapangan. Menurut R.A Supriyono (1990;82) dalam tahap ini, norma tersebut mengharuskan pemeriksa operasional untuk :
a. Menentukan tujuan dan luasnya pekerjaan pemeriksaan
b. Mendapatkan informasi latar belakang kegiatan yang diperiksa
c. Berkomunikasi dengan semua pihak yang perlu mengetahui pemeriksaan
d. Melaksanakan penelitian lapangan seperlunya agar mengenal dengan baik kegiatan dan sistem pengendalian yang diperiksa, untuk mengidentifikasikan luasnya tekanan pemeriksaan, dan untuk meminta komentar dan saran-saran dari manajemen unit yang diperiksa
e. Menyusun program pemeriksaan
f. Menentukan bagaimana, kapan, dan kepada siapa hasil-hasil pemeriksaan manajemen dikomunikasikan
g. Mendapatkan pengesahan rencana pemeriksaan
2. Melaksanakan Pemeriksaan Pendahuluan
Tahap pemeriksaan pendahuluan merupakan tahap pemeriksaan pertama yang dilakukan dalam pemeriksaan operasional. Tahap ini bertujuan untuk memperoleh informasi umum dan informasi latar belakang dalam waktu yang relatif singkat mengenai semua aspek yang berhubungan dengan organisasi, aktivitas, program, atau sistem dari entitas yang diperiksa. Hal ini perlu dilakukan karena dengan diperolehnya informasi-informasi tersebut, pemeriksa dapat memiliki pengetahuan yang cukup untuk mempertimbangkan masalah-masalah yang mungkin timbul dan harus diidentifikasi pada saat pemeriksaan mendalam.
Widjayanto (1985;31-57) menyatakan bahwa tahap pemeriksaan pendahuluan meliputi kegiatan sebagai berikut :
a. Pengamatan fisik sekilas
Dalam pengamatan fisik sekilas, pemeriksa dapat memperoleh kesempatan untuk meninjau seluruh kegiatan dan mendapat gambaran nyata operasi perusahaan. Pemeriksa mungkin saja dapat menemukan hal-hal temuan penting yang menjadi perhatiannya.
b. Mencari data tertulis
Data tertulis yang harus didapatkan oleh pemeriksa antara lain adalah sebagai berikut:
1. Sasaran dan tujuan perusahaan yang tertulis
2. Petunjuk kebijaksanaan dan prosedur perusahaan
3. Uraian tugas
4. Bagan organisasi
5. Anggaran
6. Laporan-laporan intern
c. Wawancara dengan manajemen
Pemeriksa melakukan wawancara agar dapat mengidentifikasikan permasalahan yang terjadi. Pemeriksa juga mungkin akan memperoleh temuan penting yang dapat menunjukkan kemungkinan terjadinya kegiatan perusahaan yang tidak efektif, tidak efisien, dan tidak ekonomis. Pada waktu melakukan wawancara, pemeriksa dapat menggunakan kuesioner sebagai pedoman dalam mengumpulkan informasi-informasi yang diperlukan agar lebih memahami kegiatan unit perusahaan yang diperiksa.
d. Kegiatan Analisis
Tahap akhir dari pemeriksaan pendahuluan adalah analisis yang dilaksanakan oleh pemeriksa. Analisis ini mencakup analisa laporan keuangan dan laporan manajemen intern lainnya. Pemeriksa dapat menghitung rasio seperti current ratio, quick ratio, perputaran piutang, dan perputaran harta.
Hasil yang diperoleh dalam tahap pemeriksaan pendahuluan ini akan disimpulkan dalam suatu laporan hasil pemeriksaan pendahuluan yang disebut memoranda survei. Pada dasarnya memoranda survei merupakan dokumen mengenai apa yang telah dipelajari oleh pemeriksa dan usulan rencana untuk melakukan tahap pemeriksaan berikutnya.
Dengan demikian, setelah melaksanakan pemeriksaan pendahuluan ini pemeriksa akan memperoleh pengetahuan yang cukup untuk menetapkan daerah atau bagian mana yang memerlukan pemeriksaan yang lebih mendalam.
3. Melakukan Pemeriksaan Mendalam
Pada tahap ini, pemeriksaan bertujuan untuk menilai dan mengevaluasi semua bukti dan informasi yang penting dan relevan yang berguna untuk mendukung dan mengajukan temuan, simpulan dan rekomendasi.
Menurut Nugroho Widjayanto, pemeriksaan mendalam mencakup kegiatan-kegiatan sebagai berikut (Nugroho Widjayanto, 1985;60) :
a. Studi Lapangan
Studi lapangan yang dilakukan meliputi :
1. Wawancara dengan pegawai inti pada semua tingkat organisasi
2. Mengidentifikasikan dan mewawancarai sumber-sumber ekstern yang dianggap penting tanpa melanggar kerahasiaan penugasan
3. Observasi aktivitas operasional dan fungsi-fungsi manajemen (perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian)
4. Penelitian Sistem Pengendalian Internal
5. Penelitian arus transaksi
6. Penelitian penempatan pegawai, peralatan, formulir, dan pelaporan
b. Analisis
Dalam melakukan kegiatan analisis ini, pemeriksa dapat menggunakan berbagai macam cara dan metode untuk melakukan penyelidikan lebih lanjut terhadap temuan yang diperoleh dalam pemeriksaan pendahuluan.
Analisis yang dilakukan meliputi, antara lain :
1. Penghubung data yang dikumpulkan dengan kriteria pengukuran kegiatan, apabila diperlukan;
2. Penegasan kembali kriteria pengukuran dengan pegawai yang bersangkutan;
3. Pendiskusian temuan dan kesempatan perbaikan dengan pegawai yang bersangkutan.
4. Membuat Laporan Pemeriksaan Operasional
Setelah tahap pemeriksaan mendalam selesai, pemeriksa dapat menyusun laporan pemeriksaan formal. Tidak ada bentuk laporan yang standar dari suatu pemeriksaan operasional. Laporan pemeriksaan biasanya mengandung uraian, mengenai kegiatan yang dikerjakan, temuan-temuan (yang baik maupun yang jelek), kesimpulan dan rekomendasi yang diusulkan pemimpin yang kegiatannya diperiksa dan pihak lain yang terkait atau memiliki wewenang untuk memantau tindak lanjutnya.
Menurut Gil Courtemanche yang dikutip oleh Hiro Tugiman (1997;191-206), bahwa suatu laporan pemeriksaan yang dianggap baik apabila telah memenuhi empat kriteria mendasar, yaitu :
a. Objektivitas
b. Kewibawaan (Authoritativeness)
c. Keseimbangan
d. Penulisan yang profesional
Dari pemeriksaan operasional, diharapkan masalah yang ada di perusahaan dapat diungkapkan. Masalah-masalah yang dapat diungkapkan melalui pemeriksaan operasional antara lain :
a) Kekurangan dalam perencanaan seperti, kurang atau tidak adanya rencana standar, kebijakan dan prosedur baik dalam ruang lingkup fungsional maupun operasional kegiatan perusahaan.
b) Lemahnya struktur organisasi dan pola penempatan personil, seperti penetapan tugas dan tanggung jawab yang tidak jelas, kegiatan dan fungsi yang tidak perlu, pekerjaan yang saling tumpang tindih, dan pelanggaran yang tidak dapat dibenarkan atas prinsip organisasi, terlalu banyak dan terlalu sedikit petugas, dan pembagian kerja yang tidak layak.
2.2.8 Sasaran Pemeriksaan Operasional
Meskipun pemeriksaan operasional adalah kegiatan aktivitas program atau bidang-bidang organisasi yang diketahui dan diidentifikasikan memerlukan perbaikan atau peningkatan dalam segi kehematan, efisiensi dan efektivitas.
Sasaran pemeriksaan tersebut mempunyai tiga unsur pokok :
a) Kriteria yang jelas berupa standar atau ukuran, ketentuan yang seharusnya diikuti dan ditaati.
b) Penyebab dari suatu tindakan atau kegiatan yang tidak sesuai dengan kriteria.
c) Akibat dari suatu tindakan atau kegiatan yang menyimpang dari kriteria yang dapat diukur atau dinilai dengan uang atau akan menyebabkan tidak tercapainya sasaran dan tujuan yang harus dicapai.
2.2.9 Keterbatasan Dalam Pemeriksaan Operasional
Pemeriksaan operasional dapat digunakan untuk memecahkan semua masalah yang ada di perusahaan, hal ini disebabkan karena pemeriksaan operasional memiliki keterbatasan. Keterbatasan utama dalam pemeriksaan operasional menurut Nugroho Widjayanto (1985;23-26) adalah sebagai berikut :
1. Keterbatasan waktu
Waktu biasanya merupakan kendala dalam melaksanakan pemeriksaan karena pemeriksa harus melaporkan hasil pemeriksaan kepada manajemen dengan segera untuk memecahkan masalah yang dihadapi, karena itu pemeriksaan operasional perlu dilakukan secara teratur untuk menjamin bahwa permasalahan yang terjadi di perusahaan dapat segera terdeteksi agar tidak menjadi semakin parah.
2. Keterbatasan keahlian
Tidak mungkin bagi seorang pemeriksa untuk mengetahui dan menguasai berbagai disiplin bisnis. Keterbatasan pengetahuan dan keahlian yang dimiliki oleh pemeriksa terhadap objek yang akan diperiksa merupakan salah satu keterbatasan yang penting. Untuk mengatasi keterbatasan ini perlu diadakan pendidikan dan pelatihan bagi pemeriksa operasional.
3. Keterbatasan biaya
Pemeriksa harus mempertimbangkan antara biaya pemeriksa yang dikeluarkan dengan manfaat yang diperoleh. Ini berarti pemeriksa harus mengabaikan situasi permasalahan yang lebih kecil, yang mungkin dapat menghabiskan biaya yang lebih besar daripada manfaat yang diperoleh jika pemeriksaan dilanjutkan lebih jauh.